プロジェクトの課題が表面化する前に、会議での指摘や未完了タスクが続いていることがあります。議事録を定期的に振り返ると、こうした変化に気づく手がかりになります。
後から議事録を読めば分かることです。しかし、進行中の案件でそれに気づくのは簡単ではありません。担当者が進行中の案件の会議をすべて振り返るのは、簡単ではありません。
STORYAI v10.0.0 の会議炎上予兆分析は、議事録の内容を整理し、担当者が確認するための材料を提示します。会議ごとの分析に加え、Studio で同じ案件の会議を時系列につなげると、直近 5 回の変化を振り返れます。
会議 1 回ごとに、フォローが必要かを判定します
会議の議事録（文字起こし）を、カテゴリ「会議」の作品として取り込みます。STORYAI は発言の一文ごとに感情を分析したうえで、次の内容をまとめます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| フォロー要否 | 「フォロー必要」「要観察」「フォロー不要」の 3 段階 |
| 炎上指数・会議の健全度 | 発言の感情の分布から計算した指標 |
| お客さまからの指摘 | 指摘の内容、重さ、根拠になった発言 |
| 会議で発生したタスク | 言い出した人、担当（自社かお客さまか）、期限 |
結果には根拠となる発言が示されます。「なぜ要観察なのか」を議事録の該当箇所と照らし合わせて確認できます。
分析結果には「この会議は実際に揉めましたか？」と回答する欄があります。回答は、運営が確認・承認する再学習候補の材料として使われます。回答がその場で判定に反映されるわけではありません。
会議の変化を比べ、継続課題を考える材料に
1 回の会議だけでは、一時的な変化か、課題が続いているかを判断しにくいことがあります。会議どうしの変化を比べると、その状況を考える手がかりになります。
そこで、同じ案件の会議を時系列に並べて比較できるようにしました。Studio に会議の作品を置き、古い会議から新しい会議の順に矢印でつなぐと、直近 5 回分を比較します。
- 会議の推移: 会議の空気が回を追うごとにどう変わってきたか
- 過去のタスクの消化: 前回までに発生したタスクが片付いているか
- 指摘の繰り返し: 同じ内容の指摘が何度も出ていないか
- PMO の介入判断: 以上を踏まえて、介入を検討すべき状態か
介入するかどうかを最終的に決めるのは人です。定例ごとに議事録を取り込み、必要に応じて比較することで、案件ごとの変化を同じ観点で確認できます。
定例会議での使い方の例
週次の定例がある案件なら、次のような運用ができます。
- プロジェクトを案件ごとに作り、定例のたびに議事録を取り込む
- 取り込み後、各会議の分析結果で「フォロー必要」「要観察」になっていないかを確認する
- 月に一度、または「要観察」が出たときに、Studio で直近の会議を並べて比較する
- 介入判断の材料が出たら、根拠の発言とタスクの消化状況を持って担当者と話す
会議の日付は後から直せるので、過去の議事録をまとめて取り込んで振り返ることもできます。比較の結果は Word・PowerPoint・PDF で書き出せるので、定例報告の資料にもそのまま使えます。
提案書や報告書の評価も変わりました
v10.0.0 では、提案書・報告書・議事録などビジネス系の文書の評価方法も変えました。
ビジネス文書は、物語のように感情の起伏をつけることが目的ではありません。そこで物語向けの型ではなく、次の 3 つの指標を比較範囲の中で表示します。比較範囲はカテゴリやジャンルなどから決まり、対象件数が少ない場合は広い範囲の参考値を使います。この指標は文書の品質順位を示すものではなく、感情の動きの傾向を把握する材料です。
- 文書全体を通じた感情の動きの大きさ
- 書き出しと結びでの印象の違い
- いちばん大きく変化した箇所とその位置
いちばん大きく変化した箇所は、本文の該当部分へすぐ移動して確かめられます。
社内の資料を扱うための統制
会議の議事録には、お客さまとのやり取りや社内の事情が含まれます。原稿本体は作成者本人だけが閲覧できます。作品やStudioの派生データは共有設定に応じて閲覧範囲が異なるため、共有前にそれぞれの設定をご確認ください。権限のない操作は理由を示して制限し、公開リンクの発行可否や有効期限の上限も組織の管理者が設定できます。
導入のご相談
自社の定例会議の議事録で試してみたい場合や、ご利用いただけるプランを確かめたい場合は、お気軽にご相談ください。
v10.0.0 の変更点の一覧は[10月1日 リリース情報｜制作画面・会議炎上予兆分析・知識基盤を追加｜v10.0.0]({ https://storyai.app/news/vuqcq23oi0jvkg2hzo4l9039 })をご覧ください。